Introducción a la Contabilidad. Tema 2. Clasificación de las Cuentas. Activos

¡Aviso!, la clasificación de las cuentas es un tópico demasiado extenso dentro de la contabilidad, así que para no extender demasiado el post, hemos decidido explicar la clasificación de las cuentas por partes. Así podrás entender todo de manera eficiente y sin complicaciones.

Nótese que la clasificación de cuentas que estudiaremos en este blog, solo es un modelo generalizado de las cuentas que se supone, debe tener y utilizar una empresa, pero en la vida empresarial, cada entidad utiliza las cuentas que necesite, y posiblemente su manera de clasificarlas sea un poco distinta al modelo ofrecido por Megamente3.0 (distinta su forma de clasificar las cuentas, no de usarlas)

Si eres estudiante de ciencias administrativas, presta mucha atención, pero si eres estudiante de contaduría, presta mucha más atención, ya que esta es la base para que te desenvuelvas a lo largo de tu carrera como un excelente profesional.

En este post estudiaremos la clasificación de las cuentas empezando por los activos. 

¡Muy bien!, ¡comencemos!, este es el esquema general: todo este esquema lo desarrollaremos en publicaciones futuras, por ahora, lo que está en rojo es lo explicaremos en este post.

Clasificación de la cuentas.

1. Cuentas reales.

-Activos.

*Activos corrientes.

*Activos NO corrientes.

-Pasivos.

*Pasivos corrientes.

*Pasivos no corrientes.

-Patrimonio.

2. Cuentas nominales.

-Ingresos.

-Gastos.

3. Cuentas complementarias.

4. Cuentas de orden.

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En esta primera parte, estudiaremos de la clasificación de las cuentas empezaremos por las cuentas reales, y con ello, la clasificación de los activos (en esta publicación solo veremos la clasificación de los activos), primero definiremos la clasificación y después la explicación de cada cuenta, para que el contenido sea lo más fácil de estudiar posible.

Este es el esquema que desarrollaremos en este post:


Clasificación de las Cuentas.

1. Cuentas Reales.

-Activos.

*Activos Corrientes.

1) Efectivo y equivalente a efectivo.

2) Documentos y cuentas por cobrar.
3) Otros activos financieros.
4) Tributos por compensar.
5) Inventarios.
6) Inversiones.
7) Activos biológicos.
8) Activos mantenidos para la venta.
9) Otros activos no financieros.

*Activos NO Corrientes.

1) Propiedades, planta y equipos.
2) Documentos y cuentas por cobrar.
3) Otros activos financieros.
4) Activos por impuestos diferidos.

5) Activos intangibles y plusvalía
6) Inversiones en relacionadas.
7) Activos biológicos.
8) Propiedades de inversión.
9) Otros activos no financieros.

¡Muy bien!, ten en cuenta que hasta aquí, avanzaremos en esta publicación, el resto del esquema lo iremos desarrollando por partes en otras publicaciones para no hacer esta demasiado extensa, y explicar todo paso a paso.

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Clasificación de la Cuentas.

1. Cuentas Reales.

-Activos.

*Activos Corrientes.

Los activos corrientes, forman parte de todos los bienes tangibles o intangibles que tiene una empresa a corto plazo, es decir, dentro del período contable:

Recordemos, como hemos estudiado antes, que período contable, corresponde a los 12 meses que la empresa trabaja con continuidad.

De esta manera se trabajan los activos corrientes (a corto plazo), porque no se extralimitan hasta después de los 12 meses. Si esto sucediera, dejarían de ser corrientes, y pasarían a ser NO corrientes, porque se trabajarían a largo plazo, es decir, a más de 1 año.

1) Efectivo y Equivalente a Efectivo.

Corresponde a todo lo disponible en efectivo que tenga la empresa o que sirva para validar dinero, por ejemplo:

-Caja: fuente de efectivo principal de la empresa.
-Caja Chica: para los gastos mínimos dentro de la empresa en situaciones determinadas.
-Banco: para realizar transacciones a nombre de la empresa. La empresa debe tener a su nombre su cuenta bancaria, y puede utilizar, tantos bancos como quiera o le sea posible.

¡Aviso importante!, existen muchos estudiantes, que por ser novatos en el área de la contabilidad, o por no prestar atención, cometen el terrible error, de registrar algunas cuentas que no existen, por ejemplo, en el enunciado siguiente, verás más gráficamente lo que te queremos enseñar:

* El día 04/05/2016, la empresas Megamente3.0 pagó el flete de las compras, por Bs. 500,00, más IVA, todo se pagó con cheque #000003. 

(Esto solo es un ejemplo superficial para que entiendas, de repente no entiendas por completo la composición del asiento a continuación, pero ese no es objetivo de este ejemplo, así que relájate, nuestro objetivo por el momento es que entiendas el aspecto que queremos corregir, para que no cometas este error):

En este enunciado, aparecen 3 cuentas:

1.- Flete sobre compras.
2.- IVA crédito fiscal (porque con el IVA crédito fiscal es que se paga).
3.- Banco (porque se pagó el flete de la compra con cheque).


El error que cometen los estudiantes, es que, por no quererse aprender la clasificación de las cuentas, no saben que la única cuenta que existe para expresar algún pago realizado con un cheque, se llama <<banco>>, véase las imágenes a continuación:

Que comprendas este error es vital para continuar con el resto de las cuentas, ya que las cuentas:

- Cheque.
- Transacción.

NO EXISTEN. Cuando leas en algún enunciado, en el que tengas que registrar, alguna transacción que involucre al banco, en nombre de la cuenta será: <<banco + el nombre del banco>>, así se especifica qué banco está utilizando la empresa en el momento de la transacción, Para este ejemplo, solo colocamos la palabra banco, pero en la vida empresarial, se le debe colocar el nombre al banco:

Ya que hayas comprendido, que no debes cometer este error, podemos continuar:

- Inversiones Negociables: compra de divisas, para invertir en materia prima.


2) Documentos y Cuentas por Cobrar.

Son todos los documentos como facturas o efectos que la empresa tiene que cobrar, a corto plazo (dentro del período contable). Por ejemplo:

- Efectos por Cobrar: giros, letras, pagares por cobrar.

Las letras de cambio, pagarés, son documentos, que una persona emite a otra, con el fin de que pague una cantidad de dinero en un tiempo determinado, ya que este plazo tiene fecha de vencimiento.

- Cuentas por Cobrar: facturas por cobrar. (Apartado de cobro dudoso es la complementaria).

Nota: las cuentas complementarias, son todas aquellas que restan o rebajan el monto original o inicial de las cuentas, para corregir algún posible problema, o imprevisto. No es culpa del contador que estas situaciones ocurran, pero si deben registrarlas. 

Por ejemplo. Digamos que la empresa Megamente3.0, vendió 15 pantalones a 15 personas. uno a c/u de ellas, para ser pagados mediante varias facturas. Bueno, también digamos, que de esas 15 personas, una no le pagó, entonces ese dinero se perdió, porque la empresa nunca recibió algún pago por la venta de ese pantalón.

Para ello existen las cuentas complementarias. Cuando se lograron las ventas, automáticamente se generaron 15 <<cuentas por cobrar>>, pero al perderse 1 de ellas, por no recibir pago alguno, interviene la complementaria, que, en este caso, es <<apartado de cobro dudoso>>, para disminuir en el registro, o decir, de alguna manera, que la empresa Megamente3.0, no debe pagarle al Estado, impuestos por esa venta que perdió, porque no le pagaron.

Si las cuentas complementarias no existieran, Megamente3.0 tendría que pagarle impuestos al Estado, por esa venta que perdió, aunque no haya recibido dinero alguno.

¿Comprendes?, esa es la función de las cuentas complementarias, registrar improvistos como estos para especificar lo que pasa con cada transacción. 

Continuemos...

- Interesas por Cobrar: cuando la empresa realiza algún préstamo, y queda cobrando intereses por dicho préstamo.

- Documentos por Cobrar Endosados: cheques por cobrar endosables (cualquiera puede cobrar el cheque), si no es endosable, solo la persona a nombre del cheque puede cobrarlo.

- Arrendamientos por Cobrar: alquiler por cobrar.


3) Otros activos Financieros.

Estos activos se liquidan en efectivo. Por ejemplo:

- Reclamos a seguros.
- Cuentas por cobrar empresas relacionadas.
- Cuentas por cobrar empleados.
- Cuentas por cobrar directores.
- Cuentas por cobrar accionistas.

Estas cuentas existen para registrar cobros en efectivo, frecuente y específicamente a determinadas personas o empresas, por eso son <<otros activos financieros>>, mientras que las cuentas de <<documentos y cuentas por cobrar>> se utilizan para las ventas.

4) Tributos por Compensar.

Corresponde a todos los créditos fiscales a favor de la entidad.

- IVA Crédito Fiscal:

¡ATENCIÓN!, el asunto del IVA, es un poco complicado, aquí debes prestar muchísima atención, ya que si no comprendes, no entenderás algunas cosas más adelante. Desde luego, si eres principiante en la contabilidad, descuida, es normal que no entiendas algunas cosas, pero te aseguramos, que a medida que vayas estudiando y practicando, irás progresando rápidamente, recuerda que estos temas son la base para que entiendas lo que viene. Así que si no entiendes, no te desanimes, sigue adelante, la contabilidad es de práctica y constancia.

El objetivo del siguiente ejermplo, es que notes la diferencia que existe entre las cuentas que surgen dependiendo de si el IVA crédito fiscal es mayor o menor al IVA débito fiscal.

El IVA débito fiscal, es una cuenta que pertenece a los pasivos y la explicaremos con mayor claridad más adelante, pero para que entiendas el siguiente ejemplo, es necesario utilizar esa cuenta.

Recuerda que solo debes entender la diferencia entre las cuentas, si no entiendes por completo, no te preocupes, más adelante entenderás:

- Exceso del Crédito Fiscal: lo explicamos arriba (cuando el IVA crédito fiscal, al final del mes es mayor al IVA débito fiscal).

- ISLR retenido por clientes.
- ISLR declaración emitida.
- Excedente de IVA crédito fiscal.


5) Inventarios.

Todos los inventarios son activos, porque le permiten a la empresa tener información actualizada sobre sus pertenencias. Algunos ejemplos son (para que pertenezcan a la cuenta de inventarios deben tener la palabra <<inventarios>> no puede darse a entender, la contabilidad no adivina, ya que es una ciencia económica exacta:

- Inventarios de mercancías.
- Inventarios de materia prima.
- Inventarios de productos en proceso.
- Inventarios de productos terminados.
- Inventarios de material de empaque.
- Inventarios de artículos de oficina (existentes).
- Inventarios de artículos de limpieza.
- Todo lo que tenga la palabra <<inventarios>>.


6) Inversiones.

A corto plazo: recordemos que todos los activos corrientes son a corto plazo. Aquí sucede igual que con los inventarios, para que puedan clasificarse estas cuentas dentro de <<inversiones>> debe tener la palabra <<inversiones + el nombre de la inversión>> este es un ejemplo:

- Inversiones (+ el nombre de la inversión) en instrumentos de deudas.


7) Activos Biológicos.

De estas cuentas hacen uso las empresas agrícolas. Estos activos, son los más fáciles de recordar, ya que corresponden a los animales y cultivos, todos los animales y cultivos a corto plazo forman parte de los activos biológicos corrientes, por ejemplo:

*Las gallinas son un activo biológicos corriente, porque producen huevos a corto plazo.
*Las vacas son un activos biológico no corriente, porque paren a sus becerros a largo plazo.
*Lo mismo con los cultivos. Lo que determina si son activos corrientes o no corrientes es el plazo de su desarrollo.

En el mundo empresarial, se le denomina a los animales <<semovientes>> ya que son seres vivos que se mueven, pero, para hacértelo más fácil de entender, por ahora, denominaremos a los semovientes como <<animales>>.

8) Activos Mantenidos Para la Venta.

Son los activos que la empresa tiene, y guarda para que sean vendidos en el futuro. Ejemplo:

- Terreno (mantenido para la venta).
- Edificio (mantenido para la venta).
- Maquinaria (mantenida para la venta).


9) Otros Activos no Financieros.

¿Recuerdas la clasificación <<3) Otros activos financieros>>, cuando hablamos de que son activos, que solo se liquidan en efectivo?, bueno, eso sucede porque son activos financieros, en este caso, por no ser financieros, no se liquidan en efectivo, de ahí el término <<no financieros>>, debes recordar siempre, que todos los activos corrientes que no se liquiden en efectivo, pertenecen a <<otros activos no financieros>>, así se te hará muy fácil recordar algunos detalles. Estos son algunos ejemplos:

- Anticipo a Proveedores: son activos, porque son pagados por adelantado, al no crearse la deuda, el pasivo (como obligación) no existe, porque ya la empresa lo pagó, por eso, todo aquello que la empresa paga por adelantado es un activo. por ejemplo:

- Intereses pagados por anticipado.
- Seguros pagados por anticipado.
-Todo lo que tenga <<pagado por anticipado>> o <<prepagado>>

En vez de utilizarse la frase <<pagados por anticipado>>, para abreviar, se puede utilizar la palabra <<prepagado>>, pero ésto es opcional. De ambas manera se pueden registrar las cuentas pagadas por adelantado.

Otro ejemplo de <<otros activos no financieros>> es:

- Reclamos a proveedores (no en efectivo).

Recordemos, que todo lo que no se liquide en efectivo, pertenece a la clasificación: <<otros activos no financieros>>.

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*Activos NO corrientes

1) Propiedades, Planta y Equipos.

Son todas aquellas propiedades y equipos que pertenecen a la empresa. Por ejemplo:

-Terreno (es la única cuenta que no tiene una cuenta complementaria).
-Terrenos de bienes naturales (agotamiento acumulado de bienes naturales es la complementaria).
-Edificios e instalaciones ( depreciación acumulada de edificios e instalaciones es la complementaria).
-Equipos de reparto (transporte), (depreciación acumulada de equipo de transporte es la complementaria).
-Vehículos (depreciación de vehículos es la complementaria).
-Maquinaria ( depreciación acumulada de maquinaria es la complementaria).
-Herramientas (depreciación acumulada de herramientas es la complementaria).
-Entre otros.

NOTA IMPORTANTE 1: todo lo que esté hecho por la mano del hombre, se deprecia, todo lo que esté hecho por la naturaleza se agota. De allí la variación de términos en las cuentas complementarias entre <<agotamiento y depreciación>>.

NOTA IMPORTANTE 2: debido a que todas las cuentas, menos <<terreno>> o se agotan o se deprecian, para que puedan ser complementarias, deben tener anexas a ellas la palabra <<acumulada>>, Si no tiene la palabra <<acumulada>>, ¡atención!, no es complementaria, es otra cuenta más, debes tener cuidado con eso. Por ejemplo:

Todos los ejemplos a continuación pertenecen a <<propiedades, planta y equipos>>.

Nombre de la cuenta / Complementaria

- Edificio / Depreciación acumulada de edificio.
- Maquinaria / Depreciación acumulada de maquinaria.
- Mobiliario / Depreciación acumulada de mobiliario.
- Equipo de oficina / Depreciación acumulada de equipo de oficina.

Nótese que todos estos ejemplos se deprecian, porque son objetos hechos por el hombre, si fueran hechos por la naturaleza, como un bosque, se agota, no se deprecia.

2) Documentos y Cuentas por Cobrar.

Como explicamos anteriormente, los documentos y cuentas por cobrar, son todos aquellos comprobantes que equivalen a un dinero que se tiene que cobrar, en el caso del activo NO corriente, es igual que el activo corriente, solo que por ser NO corriente, es a largo plazo. Algunos ejemplos:

- Efectos por cobrar.
- Cuentas por cobrar.
- Todo lo que termine en <<por cobrar>>.


3) Otros activos Financieros.

Están formados por cuentas por cobrar específicas, a largo plazo que no se liquidan en efectivo:

- Reclamos a seguros.
- Cuentas por cobrar empresas relacionadas.
- Cuentas por cobrar accionistas.


4) Activo por Impuesto Diferido.

Son créditos fiscales que favorecen a la empresa para los próximos meses del período contable. Ejemplo:

- Por diferencias temporales.
- Por pérdidas trasladables.
- Por beneficios e incentivos no compensados.


5) Activos y Intangibles y Plusvalía.

Comprende a todos los activos intangibles de la empresa, como la inteligencia de los trabajadores, las habilidades del personal e incluso, la capacidad de buscar soluciones de las personas dentro de la empresa. En este tipo de activos, también están presentes las autorias propias, o cualquier otra cosa como servicio o producto que alguien registre como suyo.

La plusvalía, también es un activo intangible, ya que forma parte importante de cualquier empresa, corresponde a la reputación de la empresa con respecto al sitio en donde se encuentro establecida o el excelente producto o servicio que facilita la entidad:

- Gastos de desarrollo.
- Conseciones administrativas.
- Patentes.
- Derechos de traspaso.
- Derechos de autor.
- Aplicaciones informáticas.
- Plusvalía.

Amortización acumulada es la complementaria de todas las anteriores.

6) Inversiones en Relacionas.

Aquí se encuentran, todas las cuentas que expresan las inversiones o instrumentos de deudas de influencias significativas, como por ejemplo:

- Instrumento de deudas (hipoteca por cobrar).
- Instrumento de patrimonio (acciones en otras compañías).
- Préstamos por cobrar asociados (largo plazo).


7) Activos Biológicos.

Todos los animales, plantas... Con los que cuenta la empresa para el desarrollo de su actividad económica a largo plazo, como explicamos anteriormente.


8) Propiedades de Inversión.

Todo lo que la empresa da en alquiler y sigue en operación de arrendamiento:

- Terrenos (dados en arrendamiento)
- Edificios e instalaciones (dados en arrendamiento)


9) Otros Activos no Financieros.

Son todos aquellos activos que no se liquidan en efectivo y no son cuentas por cobrar:

- Intereses pagados por anticipado.
- Arrendamientos pagados por anticipado.
- Reclamo a proveedores.

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