Introducción a la Administración. Tema 1. Control.

Tabla de Contenido:

1. Definición e Importancia.

2. Beneficios del Control.

3. Ciclo del Control.

    3.1. Planificar.

    3.2. Hacer.

    3.3. Controlar.

    3.4. Actuar.

4. Tipos de Control.

    4.1. Control Preliminar.

    4.2. Control Concurrente.

    4.3. Control de Retroalimentación.

5. Características de un Sistema Efectivo.

6. Factores de Contingencia del Control.

7. Áreas de Control Organizacional.

    7.1. Área de Producción.

    7.2. Área Comercial.

    7.3. Área de Recursos Humanos.

8. Obstáculos en el Proceso del Control.

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1. Definición e Importancia.

Definición.

Es el proceso por medio del cual se evalúan los resultados obtenidos a través de la planificación, para así corregir errores y prevenir situaciones de riesgo. Seguidamente, por medio del control se supervisan cada uno de los procesos y métodos con los que se dan el desarrollo de las actividades planificadas para la empresa, comparando así, los resultados obtenidos con los resultados que se esperaban obtener, así como también resultados pasados y mejora de los resultados futuros, evitando así desviaciones de acuerdo a lo establecido, optimizando cada uno de los recursos, desarrollando funciones de manera eficaz.

Importancia.

Se fundamenta en la supervisión de cada una de las actividades de la empresa según fueron planificadas, asegurando así que los objetivos planificados se estén llevando a cabo para obtener los resultados que se esperan y llegar al éxito.

Por otra parte, en caso de que exista una desviación o errores fuera de lo acordado, identificar el problema, buscar el responsable a cargo y posteriormente dar una solución.

2. Beneficios del Control.

- Mejora en la calidad de los productos y servicios que se ofrecen.

- Mayor aprovechamiento de cada uno de los recursos.

- Al supervisar las actividades se obtienes mejores resultados.

- Evaluación continúa de cada uno de los procesos de la empresa.

- Ayuda a la empresa a mantenerse dentro de la competencia.

- Sirve para prevenir situaciones de riesgo.

- Compara resultados.

3. Ciclo del Control.

3.1. Planificar.

Es el proceso en el cual se identifican las actividad a mejorar, estableciendo objetivos. Para ello, se organizan grupos de trabajo, se implementan nuevas tecnologías para mejorar las que se estarían utilizando en el momento.

3.2. Hacer.

En esta etapa se ponen en marcha las mejoras para la organización, pero antes de eso se realizan prueba para estar seguros de las mejoras que se van a implementar.

3.3. Controlar.

Se procede a dejar un período de prueba en cuanto a la mejora, pues si no cumple con lo establecido, será modificada con el fin de poder cumplir con los objetivos que se esperan.

3.4. Actuar.

Por último, luego de finalizar el período de prueba se estudian los resultados y se comparan con los resultados obtenidos antes de implementar la mejora. Si los cambios son factibles, la mejora se establece definitivamente, sino se seguirán realizando cambios. Luego de estudiar e implementar todo el proceso, se repite como un ciclo, con el fin de seguir mejorando cada uno de los procesos de la organización.

4. Tipos de Control.

4.1. Control Preliminar.

Este tipo de control tiene participación antes de que comience el desarrollo de cada una de las actividades y procesos de la empresa. Así pues, se dan la creación de manuales de:

- Políticas.

- Procedimientos.

- Normas.

Para llevar un seguimiento del desempeño de los empleados en sus funciones, e incluso los recursos que se van a utilizar, disminuyendo así el margen de error o desviación de acuerdo a lo planificado.

4.2. Control Concurrente.

Este tipo de control se aplica durante el desarrollo de la planificación. Asimismo, se ordenan las actividades en secuencia trabajando de forma dinámica para un mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos que se van a emplear según lo establecido en el plan, supervisando y vigilando que todo se esté desarrollando según lo acordado.

4.3. Control de Retroalimentación.

Este tipo de control se fundamenta en la comparación de resultados pasados con los resultados que se pueden obtener en un futuro, garantizando así un desarrollo eficaz del plan.

5. Características de un Sistema Efectivo.

- En relación con la planificación, el control ofrece información flexible para resolver alguna situación de riesgo que se presente en la empresa, puesto que, si la planificación establecida falla, la alternativa sirve para corregir algún error que se presente.

- Ofrece información actualizada sobre cada unos de los procesos que se realizan en la empresa tanto en la elaboración de un producto, como en la prestación de un servicio, para que el gerente pueda tomar decisiones que beneficien a la empresa.

- Aporta información al gerente sobre el desempeño de las funciones de los empleados dentro de la empresa.

6. Factores de Contingencia del Control.

- De acuerdo al tamaño de la empresa, se indicarán las áreas a supervisar, es decir, a controlar.

- De acuerdo al empleado según el nivel jerárquico de la organización, los sistemas de control serán más exigentes, tendrán más procesos y supervisión.

- De acuerdo a la cantidad de empleados que tiene la empresa según su estructura organizacional, se requerirán más criterios de control para cada una de las funcionen que se desarrollen en la empresa.

- En algunas empresas sucedes que se controlan solo aquellas áreas que tengan mayor importancia para la organización y el desarrollo de su actividad económica.

7. Áreas de Control Organizacional.

Las áreas a controlar dependerán de la actividad económica a la cual se dedique la empresa, es decir, de los departamentos y áreas de trabajo que tenga la empresa, puesto que, mientras más grande sea el número de empleados, mayores serán los recursos a supervisar.

Algunas áreas son:

7.1. Área de Producción.

Cuando hablamos de un tipo de empresa industrial, la cual se encarga de transformar la materia prima en productos, es decir, se encarga de la elaboración de productos que posteriormente serán distribuidos en distintas zonas. Dentro de esta área se encuentran:

- Control de Producción.

- Control de Calidad.

- Control de Tiempo. 

- Control de Inventarios o Insumos.

7.2. Área Comercial.

Es cuando nos referimos al tipo de empresa que se encarga de comprar productos para venderlos, invirtiendo un capital, para generar ganancias. Dentro de esta área se encuentran:

- Control de Compras.

- Control de Ventas.

- Control de Costos.

- Control de Publicidad.

7.3. Área de Recursos Humanos.

Esta área se encarga de supervisar y coordinar todo lo referente al personal de la empresa.

- Control de llega y salida.

- Control de Sueldos.

- Control de Vacaciones.

8. Obstáculos en el Proceso del Control.

- Las actividades deben tener una fecha establecida, llevan así un orden cronológico de lo que va a desarrollar la empresa.

- No realizar las actividades en horarios establecidos, ya que la fatiga humana puede ocasionar riesgos para la organización.

- Es necesario delegar tareas y responsabilidad, de tal manera que las tareas más complejas se vuelvan más sencillas.

- Resulta más efectivo planificar cada unas de las actividades que va a realizar la organización, para desarrollar todo según lo establecido.