Gestión de Recursos Humanos. Tema 4. Funciones de Área del Departamento de Recursos Humanos

¡AVISO! la información recopilada a continuación, pertenece a clases pre-grabadas de la prof. Eglys Villalobos, excelente profesora de la Universidad Privada Rafael Belloso Chacín, ya que también somos estudiantes de Ciencias Administrativas, y nos dedicamos a ofrecerte información de calidad, precisa y objetiva para el desarrollo de tus conocimientos.

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v Proponer las Políticas Generales de Administración 

de los RRHH.

El departamento es el encargado de proponer las políticas que tengan que ver con el uso de las personas, el departamento de RRHH es que asesora a la dirección de la empresa sobre las políticas que ella considera que sean necesarias dentro de la organización pero que tengan que ver con las personas, como, por ejemplo, políticas de reclutamiento, políticas de selección, políticas en cuanto a compensaciones, en cuanto a salarios, políticas de adiestramiento, por ejemplo:

El departamento de RRHH, como producto de la evaluación del desempeño, él nota que los trabajadores están desactualizados, entonces él puede proponer como política de la empresa que ésta le dé un adiestramiento de 3 meses a los trabajadores en esa área que él detectó que tenía esa debilidad.

Puede proponer políticas de higiene y seguridad laboral, por ejemplo, el uso de guantes en los trabajadores, si considera que los trabajadores en el trabajo necesitan de ellos, es decir, puede proponer políticas que no tienen que ver con el departamento, por ejemplo, políticas de facturación, ya que hay empresas que tienen como políticas que las facturas, deben ser retiradas por los proveedores el día lunes, y los cheques el día viernes.

Pero esa política no la establece el departamento de RRHH, ya que las establece el departamento de administración, ya que el departamento de RRHH solo va a proponer las políticas que tenga que ver con las personas, porque ésta es su área.

¿A quién le propone estas políticas?, a los accionistas, a la directiva, a las personas que tomen las decisiones, para ver si ellos aceptan o no éstas políticas, él solamente las va a proponer, porque él siempre va a buscar el bienestar para el trabajador, por ejemplo:

Hay empresas que le pagan el salario a los trabajadores todos los últimos días de cada mes, entonces, de pronto RRHH, considera que los trabajadores salen más beneficiados si le pagan 2 veces al mes, porque cuenta más con el dinero, entonces propone esas políticas a los accionistas y a la directiva, y ellos son los que deciden y aceptan o no. Él propone las políticas que tengan que ver con los trabajadores.

RRHH, nunca va a proponer una norma, es muy difícil porque las normas quien casi siempre las crea son los dueños de la empresa, para que los trabajadores funcionen en función de eso.

vMantener Actualizada la Documentación y Registros con Todos los Antecedentes e información referida al personal.

Dentro de sus funciones, el departamento de RRHH debe mantener actualizados todos los datos de los trabajadores como, por ejemplo: dirección, correo electrónico, números de teléfono, cargas familiares… Y por esto, cada cierto tiempo, el departamento de RRHH, debe pedirle al trabajador, ya sea por escrito o cualquier otro medio pedirle eso datos para mantenerlos actualizados.

Si el departamento de RRHH, no desarrolla bien esta actividad, entonces no está cumpliendo con su función, ya que debe mantener actualizada toda la documentación y todos los datos que la organización necesita. Además, el tiempo que va a determinar la actualización de esos datos, depende de las políticas que la empresa establezca.

vAsesorar Oportunamente al Personal Sobre Aspectos de Derecho Laboral y Otras Materias Legislativas que lo Afecten.

Por ejemplo, si un trabajador tiene dudas con respecto a sus cotizaciones en el Seguro Social, entonces debe ir al departamento de RRHH para que éste le asesore, como por ejemplo: cuántas cotizaciones tiene, cuántas le faltan para cumplir con su pensión de vejez… ¿Qué hace RH?, asesora oportunamente a ese personal y le dice; cuáles son los requisitos que debe llevar para lo que está solicitando.

Porque esa es otra función de RRHH, asesorar a los trabajadores en cualquier inquietud legislativa laboral.

vEjecutar y Tramitar la Incorporación, Retiro o Destinación del Personal. Programar y Ejecutar Programas de Bienestar Laboral Para los Trabajadores y Grupo Familiar en Concordancia con las Leyes Vigentes.

Cuando un trabajador ingresa a la organización, RH debe incorporarlo, pero ¿dónde incorpora RH a ese trabajador que lleva nuevo a la empresa?, ejecuta y tramita la incorporación, pero ¿dónde lo incorpora?, pues a la base de datos de la empresa, si la base de datos es computarizada, entonces la ingresa a esa base de datos, pero si la base de datos es física, conformadas por carpetas que van dentro de un archivo vertical, en el caso de las empresa que son pequeñas, en este caso, RH va llenando ese expediente con toda esa información de manera manual.

¿Pero a además de esa base de datos, a dónde más debe incorporarlo RH?, el departamento de RRHH, debe incorporarlo a la nómina, en el Seguro Social, al régimen prestacional de empleo, al VANAVIT, al beneficio de alimentación, al beneficio de la guardería (si el trabajador tiene hijos), a los planes o beneficios que la empresa pueda tener como hospitalización, cirugía y maternidad…

RRHH debe incorporar al trabajador en todos los beneficios, tanto legales, como voluntarios que la empresa tenga. Ahora bien, cuando el trabajador se va de la organización o es despedido, ¿de dónde debe retirarlo RRHH?, ya que debe ejecutar y tramitar el registro, ¿de dónde debe retirar RH al trabajador?, de la base de datos de la empresa, de la nómina, del Seguro Social, y todos los beneficios antes nombrados.

¿Qué pasa si RH no cumple su función y no lo retira de todos estos registros que conforman la base de datos?, pues se le sigue pagando a una persona que ya no trabaja para la organización, y por esto, la empresa tendría un gasto, un costo de cotizaciones de una persona que ya no está.

Pero además de esto, si el trabajador consigue empleo en otra empresa, esa empresa no lo puede incorporar porque la empresa anterior no lo ha retirado de su base de datos, porque es RH quién debe desincorporarlo de todos aquellos registros donde lo incorporó cuando lo integró a la organización. Debe ejecutar y tramitar todas las actividades administrativas, tanto las de su incorporación, como de su retiro.

También, cuando el trabajador es promovido de puesto o trasladado a otra empresa, en el caso de las entidades que tienen varias sucursales, y mueve por ejemplo a una cajera que trabaja en la empresa X, y esa empresa X tiene varias sucursales, y digamos de que el gerente de RRHH decidió mover a esa cajera de la sucursal A donde trabajaba a la sucursal B, ¿qué debe hacer RH?.

El departamento de RH debe ejecutar y tramitar ese traslado, pero ¿cómo debe hacerlo?, ¿qué debe hacer?, debe ejecutar y tramitar, es decir, debe enviar un comunicado a la empresa para la cual va a trasladar a esa cajera, que en este caso es a la sucursal B, ¿a cuál departamento? Al de RRHH.

Porque la cajera no puede llevar a la sucursal B, sin que el gerente de RH de la misma sucursal, es decir, su nuevo jefe, esté enterado de su traslado. Pero además, el gerente de RH no solo deberá tramitar y ejecutar el traslado de esa cajera, sino también de dónde salió, porque ¿qué pasa si no lo hace?, la empresa no solo continuará pagándole a una persona que ya no está, sino que también, en este caso, al día siguiente, el jefe inmediato de esa cajera que fue removida se quedará esperándola porque no sabe que fue removida de sucursal.

Igualmente, cuando el trabajador es ascendido, el departamento de RRHH, debe ejecutar y tramitar, es decir, debe informarle al departamento al cuál fue ascendido al cargo al cual fue ascendido, y la fecha desde la cual empezará a laborar su nuevo cargo.

Ahí, RH está notificando a dónde va el trabajador, ¿pero tendrá que notificar en dónde estaba?, si, y es por eso que ejecuta y tramita.

Pero es el gerente de RRHH, quien también se encarga de programar todas las actividades que la empresa considere para el bienestar de los trabajadores de su grupo familiar, por ejemplo, si una empresa X, quiere trabajar con algún plan vacacional para los hijos de los trabajadores, eso es una función de RRHH, porque es RH quien debe programar esa actividad, porque es RH quien debe saber, quiénes son los hijos de los trabajadores, cuáles son las edades que van a participar en ese plan vacacional, qué actividades se van a realizar dentro de ese período, si podrán asistir los padres con los niños…

Es decir, RH debe programar y ejecutar programas que involucren constantemente tanto al trabajador como a su grupo familiar. Y de pronto hay empresas que son muy pequeñas y no cumplen con esto, pero si lo hacen, es función de RH programarlo y tramitarlo. Programar esas actividades en coordinación con las otras áreas.

Por ejemplo, si la empresa quiere hacer un plan vacacional para los hijos de los trabajadores, ¿con qué departamento RH va a coordinar esa actividad, para ver si se va a llevar a cabo?, con administración, contabilidad y finanzas… Porque el departamento de RRHH debe programar, pero también debe coordinar con el departamento o con el área que sea el caso pertinente para que ese programa sea exitoso.

vPreparar y Actualizar los Escalafones del Personal, Así como Promociones y Transferencias.

Los escalafones son los diferentes puestos que están en una estructura organizacional, por ejemplo, si se ve el organigrama de una empresa, entonces se ve: cajera, supervisor de caja, supervisor de la tienda, gerente de la tienda… Esos puestos son los distintos escalafones, por donde una persona puede ascender de puesto, por ello, si RH no prepara los requisitos y las actividades que se van a dar en cada uno de esos puestos, ¿podrán ascender a las personas?, no.

Porque no se sabe cuáles son los requisitos que se requieren para ascender de puesto, entonces, RH es el encargado de preparar esos escalafones para las promociones y las transferencias de personal.

vAsegurar la Oportunidad de los Trámites Administrativos Relacionados con Permisos Médicos, Accidentes del Trabajo, Cargas Familiares, Permisos, Vacaciones y Otros Trámites y/o Certificaciones que Requiera el Personal.

Si un trabajador en su casa se cae, y va al Seguro Social y es Suspendido por 2 meses, ¿a dónde va a llevar el trabajador esa suspensión?, al departamento de RH, pero ¿qué tiene que hacer RH?, asegurar la operatividad del trámite administrativo de ese reposo médico y buscar a un trabajador que va a sustituir a el trabajador que fue suspendido.

Ya que durante los 2 meses que ese trabajador esté suspendido, no es la empresa la que le pagará el salario, sino el Seguro Social, la empresa le pagará el 33,33%, y el Seguro Social el 66,66%, entonces para la nómina, de ese reposo el trabajador no puede cobrar su salario completo porque él va a estar suspendido.

Pero ese es el caso de un accidente fuera de la organización, en el caso de un accidente dentro de la organización, es decir, un accidente laboral, el departamento de RRHH también debe tramitar todo lo necesario para cumplir con ese requisito.

vCalcular, Registrar y Pagar las Remuneraciones del 

Personal.

En el caso de calcularle las vacaciones al trabajador, RH debe asegurar la operatividad de ese trámite, cuándo se va el trabajador, cuándo regresa, quién lo va a sustituir cuando él tome sus vacaciones, igualmente, permisos, asistencias, si el trabajador necesita ausentarse, porque va a hacer un curso, entonces quiere un permiso no remunerado para poder hacerlo…

v  Controlar la Asistencia y los Horarios de Trabajo.

Y por esto, el departamento de RH se encarga de controlar la asistencia, porque si no controla la asistencia, la empresa no sabría qué días trabajó o no el trabajador, qué días se ausentó o cuántas horas extras trabajó… Por ello RH, debe controlar la asistencia, ya que éste departamento es quien se encarga de calcular cuánto debe pagársele a cada trabajador.