Contabilidad 2. Tema 1. Inventario de Mercancía (Método de Registro Permanente)

Según Gerencie.com, El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: el sistema de inventarios permanente y el sistema de inventarios periódico.

El sistema de inventarios permanente, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamadas Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

Mientras que el sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

En la contabilidad es importante saber de todo un poco, por ello, Megamente3.0, trae para ti, modelos de registros contables, según el método de registro permanente, en comparación con el método de registro periódico, para que los estudiantes asimilemos un poco mejor, cuáles son las diferencias entre un método y el otro.

¡AVISO! la información recopilada a continuación, en su mayoría, proviene de clases de la profesora Ivonne Marín y de la profesora Rosalía Ruiz de Cipriani , de la Universidad Privada Rafael Belloso Chacín, ya que también somos estudiantes, y queremos compartir nuestros conocimientos contigo, y cómo no, aprender contigo.

Nótese que nuestros apuntes son de propiedad intelectual, es decir, fuente propia, nuestros apuntes son análisis propios, porque como dijimos antes, también somos estudiantes. Pero por sugerencias de profesores amigos, utilizamos bases teóricas (Gerencie.com, Rosalía Ruiz de Cipriani, y clases de la profesora Ivonne Marín) para fomentar nuestra credibilidad. 

No estamos copiando contenido de ningún otro sitio, pero si citamos aspectos necesarios para la comprensión del conocimiento que queremos transmitir.

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A continuación te presentamos los asientos contables:

Como puedes ver, en el sistema de registro periódico, cuando se compra mercancía, la cuenta se llama <<compra de mercancías>>, pero cuando utilizamos el sistema de registro permanente, el nombre de la cuenta cambia, de <<compra de mercancías>> a <<inventario de mercancías>>, porque como citamos anteriormente a Gerencie.com, el sistema de registro periódico no permite saber sino por medio de un conteo físico, el inventario de mercancía, pero a través del sistema de registro permanente, si se logra tener conocimiento del saldo exacto que existe en el inventario, el verdadero costo de las ventas...

+Tips Megamente3.0!

Si se te hace muy difícil recordar cómo se registran los asientos con el método permanente, y con el método periódico, lo que te recomendamos, es que en el método permanente, todo lo que tenga que ver con compra, lo sustituyas por <<inventario de mercancías>>, eso es todo.

Sin complicaciones ni dolores de cabeza por detalles que se pueden agilizar en el proceso en el vas aprendiendo.

¿Qué es todo lo que tiene que ver con compra?. bueno, las cuentas: <<compra de mercancías, flete sobre compras, devolución sobre compras>>, son los ejemplos más próximos que aprenderemos por ahora. Cuando veas esas cuentas, ¡sencillo!, solo tiene que recordar cambiar el nombre de la cuenta por <<inventario de mercancías>> y problema resuelto.

OjO, solo puedes hacer esto con el método de registro permanente, con el periódico no.

Seguimos trabajando con las compras, así que sustituimos <<flete sobre compras>> por <<inventario de mercancías>>

Y pues aquí tenemos un dato curioso, puedes, debes darte cuenta, que lo que debes sustituir por <<inventario de mercancías>> es solo el nombre de las cuentas que tienen que ver con <<compras>>, no su posición, por ejemplo aquí, en la devolución, a pesar de que su nombre es sustituido, su posición en el asiento es el mismo, debes estar pendiente de eso.

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Ya hemos terminado con las compras, ahora vamos a ver cómo se registran las ventas con el método de registro permanente, y qué tienen de diferente al sistema de registro periódico.

Aquí podemos observa, que definitivamente, no es lo mismo registrar una venta en el sistema de registro periódico, que en el permanente, puesto que con las compras, solo nos basta con cambiarle el nombre a la cuenta y listo, pero aquí no, aquí tenemos que tomar en cuenta que nacen 2 nuevas cuentas: <<costo de ventas>> e <<inventarios de mercancías>>, aquí, <<inventarios de mercancías no se sustituye, se añade.

El registro de las ventas puede hacerse de 2 maneras válidas, en 2 asientos o en 1 asiento. En Megamente3.0 te explicamos ambas maneras, porque hay profesores que pueden pedirle a sus estudiantes que registren las ventas con el sistema de registro permanente en 1 o en 2 asientos, y como de las 2 maneras es válido, mejor que sepas de una vez cómo hacerlo.

En el registro de arriba, vemos en la venta, que se manejan 2 precios, el de costo y el de venta, esto ocurre porque el sistema de registro permanente, permite sabre con exactitud, el saldo del inventario de las mercancías.

En el asiento - 1 - se registras la venta comúnmente como si fuera con el sistema de registro periódico, pero en el asiento - 2 - registramos la venta a precio de costo, para saber inmediatamente cuáles fueron las ganancias o pérdidas de la empresa en el momento de la venta.

Para registrar las ventas en un solo asiento, solo tener en cuenta, que <<costo de venta>> va primero porque se registra por el haber, ya que es un gasto y está aumentando, y que después va <<inventario de mercancías>> porque el activo disminuye, ya que se está vendiendo, es decir, es una salida.

Solo debes recordar integras las 2 nuevas cuentas, pero si eres estudiantes sin experiencia, te recomendamos que registres las ventas en 2 asientos, ya que podrías equivocarte en los montos, entre el precio de costo y el precio de venta, pero de ambas maneras el registro es válido, todo depende de cómo lo pida el profesor que te esté enseñando contabilidad.

Al igual que las ventas, la devolución sobre ventas también puede registrarse en 2 asientos o en 1 asiento, con el sistema de registro permanente, ¿recuerdas que en las ventas registramos <<costo de ventas>> por el debe e <<inventario de mercancías>> por el haber?, bueno, aquí, esas 2 nuevas cuentas se reversan, porque es una devolución en ventas, lo que quiere decir, que el dinero obtenido por la venta regresa al cliente, y el producto vendido regresa a la empresa.

<<Inventario de mercancías>> va por el debe, porque es un activo, al ser regresada la mercancía, aumenta, pero <<costos de venta>> va por el haber, porque es un gasto y disminuye, porque al ser regresada la mercancía, no hay ingresos.

Realizamos la devolución en ventas de la misma manera que en sistema de registro periódico, primero la devolución porque es complementaria de <<ventas de mercancías>> y ya que <<ventas de mercancías>> aumenta por el haber y disminuye por el debe, entonces su complementa por tener saldo distinto, aumento por el debe y disminuye por el haber. La devolución aumenta porque la empresa está teniendo una empresa, porque el cliente le devolvió lo que compró.

También tenemos que reversar el <<IVA débito fiscal>>, así que también va por debe, porque es un pasivo, aumenta por el haber y disminuye por el debe, y como está disminuyendo, va por el debe, está disminuyendo porque la empresa no tiene que pagar impuestos por algo que no vendió, así que la deuda con el Estado disminuye.

<<Cuentas por cobrar>> porque la venta fue pagada mediante factura, y va por el haber, porque el activo está disminuyendo al regresarle el dinero al cliente, en este caso, la factura.

No olvides que cuando vas a reversar <<Inventario de mercancías>> y <<costo de ventas>>, el momento que debes colocar, no es el precio por el cual la empresa vendió el producto, sino por el cual lo compró, multiplicado por el número de productos que vendió.

De la misma manera que dijimos en el registro de las ventas, ya sea que registres la devolución en 1 asiento o en 2 asientos contables, es válido, solo debes tener cuidado de no equivocarte con el monto del precio de venta que vas a devolver, y el precio de costo que vas a devolver.

Con el pago del <<flete sobre ventas>> el asiento permanece, para ambos sistemas de registros es igual, <<flete sobre ventas>> va por el debe, porque es un gasto y está aumentando porque se está pagando, <<IVA crédito fiscal>>, va por el debe, porque es un activo y está aumentando, las empresas compran o pagan con el IVA crédito fiscal, las organizaciones solo pagan el IVA débito fiscal, cuando venden, y <<caja>> o <<banco x>> va por el haber, porque son activos, que equivalen a dinero, y como se está pagando, el dinero, en el caso, sale de la caja o del banco x.

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Según actulicese.com, los métodos de valuación de inventario son el conjunto de procedimientos utilizados, con la finalidad de evaluar y controlar el flujo y el costo de la mercancía.

Con lo anterior se evidencia que los métodos de valuación por su finalidad, son una herramienta que proporciona información importante y útil para la toma de decisiones administrativas y contables dentro de una empresa.

Dentro de los métodos de valuación más utilizados tenemos:

PEPS: Primeras en Entrar Primeras en Salir, este método opera bajo la presunción que la mercancía o materia prima que ingresa primero a la compañía es la primera en ser vendida (costo de ventas) o la primera en ser agotada en producción (costo de producción).

UEPS: Ultimas en Entrar Primeras en Salir, en esta técnica la presunción es que la mercancía o materia prima que ingresa de última en la compañía es la primera en ser vendida (costo de ventas) o usada para la producción (costo de producción).

Promedio Ponderado: Este método consiste en valorar el promedio de la mercancía (los mismos artículos) comprada por la empresa y la que se mantiene en existencias, y dividirlo por el número de artículos, este valor será el asignado como costo unitario en las ventas.

Cada uno de los métodos de valuación tiene diferentes ventajas y desventajas, su utilidad depende de la necesidad que tenga la empresa con respecto al tipo de mercancía que comercia y al requerimiento con respecto al nivel de costos.

Por ejemplo para una empresa de productos perecederos el método de valuación más apropiado es el PEPS, puesto que tienen que garantizar el flujo de las mercancías más antiguas con la finalidad de impedir su vencimiento y causar pérdidas a la empresa.

Para el caso del método de valuación UEPS, resultaría más conveniente su aplicación para una empresa comercializadora de ladrillos o arena, que por su mecanismo de almacenamiento resulta más como realizar la venta de la última mercancía adquirida.

En cuanto al método de promedio ponderado resulta muy útil para empresas encargadas de la comercialización de productos textiles de los cuales se dificulta mantener una identificación precisa (cuando se trata del mismo producto), y por tal su flujo de venta es aleatorio con respecto al orden de compra y por tal lo más ajustado es utilizar este tipo de valuación.

Es importante resaltar que para efectos contables la aplicación de cualquiera de los métodos es indistinta, las secuelas de la elección del método está radicada en el costo debido a que cada uno de los métodos ofrece un resultado del costo diferente.

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Esperamos que de verdad, que la información que te proporcionamos, haya sido de mucha ayuda, aquí te presentamos estos modelos de tarjetas Kardex que serán explicadas detalladamente en el siguiente enlace:

Contabilidad II. Tema 2. Caso Práctico Sobre Inventario de Mercancías (Método de Registro Permanente y Tarjetas Kardex)

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