Introducción a la Administración. Tema 1. Planificación.

Tabla de Contenido:

1. Definición e Importancia.

2. Ventajas y Desventajas de la Planificación.

3. Principios de la Planificación.
    3.1. Factibilidad

    3.2. Objetividad y Cuantificación.

    3.3. Flexibilidad.

    3.4. Unidad.

    3.5. Cambio de Estrategias.

4. Modelo de Planificación.

5. Etapas de la Planificación.
    5.1. Propósitos.
    5.2. Investigación.
    5.3. Premisas.
    5.4. Objetivos.
    5.5. Estrategias.
    5.6. Políticas.
    5.7. Programas.
    5.8. Presupuestos.
           5.8.1. Clasificación de los Presupuestos.
                     5.8.1.1.1. De acuerdo al Nivel Jerárquico.
                                     5.8.1.1.1.2. Estratégicos o Corporativos.
                                     5.8.1.1.1.3. Tácticos o Departamentales.
                                     5.8.1.1.1.4. Operativos.
                     5.8.1.1.2. De acuerdo a la Forma en que se Calculen.
                                     5.8.1.1.2.1. Fijos o Rígidos.
                                     5.8.1.1.2.2. Flexibles.
                                     5.8.1.1.2.3. Por Programas.
    5.9. Procedimientos.

6. Tipos de Planes.
    6.1. Largo Plazo.
    6.2. Mediano Plazo.
    6.3. Corto Plazo.
           6.3.1. Inmediatos.
           6.3.2. Mediatos.

7. Técnicas de Planificación.

8. ¿Cómo redactar el Objetivo de la Planificación?
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1. Definición e Importancia.

Definición de Planificación: es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y la elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Importancia

- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilidad racional de los recursos.

- Reduce la incertidumbre que se puede presentar en el futuro más no los elimina.

- Prepara a la empresa para hacer frente a las situaciones de riesgo que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

- Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

- Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

Nota: se deben realizar mínimo 2 planificaciones.

2. Ventajas y Desventajas de la Planificación.

Ventajas.

- Contribuye a la actividad ordenada con un propósito. El trabajo no productivo se minimiza.

-Señala la necesidad de cambios futuros.

- Proporciona una base para el control. La planificación y el control son inseparables, ya que cualquier intento e controlar sin planes carece de sentido.

- Dirige la atención hacia los objetivos, ayuda a tener siempre presente los objetivos de la organización y la adecuación de ellos al medio.

Desventajas.

- Está limitada por la poca precisión de la información y por la incertidumbre de los hechos futuros.

- La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas hombre.

- La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede llevar a rigidez en la actuación de los administradores y del personal de la organización general.

- Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas pertinentes.

3. Principios de la Planificación.

3.1. Factibilidad: lo que se planifica debe ser posible de realizarse.

3.2. Objetividad y Cuantificación.

Cuando se planifica es necesario basarse en datos reales, con ciencia exacta (estadísticas, matemáticas).

3.3. Flexibilidad.

Es necesario establecer márgenes de inflación que permitan afrontar situaciones imprevistas para poder tomar nuevas medidas de acción, por eso debe ser flexible la planificación y los presupuestos.

3.4. Unidad.

Cada departamento tiene su planificación individual, luego finanzas convierte todas sus planificaciones en una sola, detallada para presentarlo a la alta gerencia (todos los planes deben integrarse a un plan general).

3.5. Cambio de Estrategias.

Una planificación a largo plazo es después de 3 años, cuando dicho plan es a largo plazo, es necesario rehacerlo completamente, sin abandonar los propósitos, solo modificando la manera en que se alcanzarán los objetivos.

4. Modelo de Planificación.

5. Etapas de la Planificación.

5.1. Propósitos.

Son las aspiraciones fundamentales de tipo cualitativo que persiguen en forma permanente o semi-permanente un grupo social (empresa)

5.2. Investigación.

Es un proceso que mediante la aplicación del método ciéntifico procura obtener información relevante y fiel con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. Cuando se planifica algo, siempre deben hacerse investigaciones para saber si ese plan va a tener éxito.

5.3. Premisas.

Es todo aquello que vamos a tomar en cuenta antes de planificar, para que surjan menos problemas. Asimismo, son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que se va a desarrollar el plan.

5.4. Objetivos.

Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines por alcanzar.

5.5. Estrategias.

Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos para lograr objetivos en la forma más ventajosa.

5.6. Políticas.

Son guías para orientar la acción. Así pues, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una empresa.

5.7. Programas.

Es un esquema donde se establece la secuencia de actividades estadísticas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos.

5.8. Presupuestos.

Es un plan de todas o algunas de las fases de la empresa, expresado en términos económicos junto con la realización de la comprobación de dicho plan.

5.8.1. Clasificación de los Presupuestos.

5.8.1.1.1. De acuerdo al Nivel Jerárquico.

5.8.1.1.1.2. Estratégicos o Corporativos.

Es cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determina la asignación de recursos de toda la organización.

5.8.1.1.1.3. Tácticos o Departamentales.

Son aquellos que se formulan para cada una de las actividades de la empresa. Como, por ejemplo:

- El presupuesto del Departamento de Ventas.

5.8.1.1.1.4. Operativos.

Estos se calculan para secciones de los departamentos de la empresa.

5.8.1.1.2. De acuerdo a la Forma en que se Calculen.

5.8.1.1.2.1. Fijos o Rígidos.

Es cuando se estiman basándose en metas definidas de operación.

5.8.1.1.2.2. Flexibles.

Son aquellos que se hacen calculándolos en los distintos niveles de operación de la entidad.

5.8.1.1.2.3. Por Programas.

Se calcula con base a programas de cada una de las áreas de la empresa.

5.9. Procedimientos.

Estos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

6. Tipos de Planes.

Según el alcance del tiempo pueden ser: 

6.1. Largo Plazo.

Son llamados también los objetivos estratégicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un período de 5 años y mínimo 3 años. Estos objetivos a su vez, sirven para definir el futuro de la empresa.

6.2. Mediano Plazo.

Son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en función al objetivo general de la organización. Tienen un tiempo de 1 a 2 años.

6.3. Corto Plazo. 

Son los objetivos que se van a realizar en menos tiempo, en u período menor a 1 año, también son llamados los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa.

Este objetivo se divide a su vez en:

6.3.1. Inmediatos.

Son aquellos planes a realizarse entre 1 día a 6 meses.

6.3.2. Mediatos.

Son aquellos objetivos a conseguirse entre 6 meses y 1 año.

7. Técnicas de Planificación.

Para planear eficazmente  es necesario valerse de herramientas que le permitan al administrador optimizar los recursos, siendo su finalidad que el administrador utilice estas herramientas para tomar las decisiones más adecuadas a las situaciones que se le estén presentando, entre estas herramientas están:

- Métodos Cualitativos.

- Métodos Cuantitativos.

- Casos Prácticos.

- Redes.

- Simulaciones.

8. ¿Cómo redactar el Objetivo de la Planificación?

- Se comienza redactando con un verbo infinitivo (ar, er, ir, or, ur).

- Si el objetivo es cualitativo únicamente llevar: verbo, variable y tiempo (fecha).

- Si el objetivo es cuantitativo debe llevar: verbo, variable, porcentaje y tiempo (fecha).