Introducción a la Administración. Tema 1. Organización.

Tabla de Contenido:

1.  Definición de organización.

2.  Importancia de la organización.

3.  Principios de la organización.

4.  Etapas de la organización.

    4.1. División del trabajo.

           4.1.1. Etapas de la división de trabajo.

                     4.1.1.1. Jerarquización.
                     4.1.1.2. Departamentalización.

                                  4.1.1.2.1. Tipos de departamentalización.

                                                  4.1.1.2.1.1. Por productos.
                                                  4.1.1.2.1.2. Por territorios/regiones/zonas.
                                                  4.1.1.2.1.3. Por clientes.

    4.2. Coordinación.

5. Técnicas de organización.

    5.1.  Manuales.
    5.2.  Diagrama de flujo.
    5.3. Organigrama.

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1.  Definición de organización.

Es la segunda etapa dentro de los procesos administrativos, en el cual se crea la estructura orgánica de la empresa, mejor conocida como organigrama, en el cual se describen las funciones de cada uno de los empleados, según el nivel jerárquico que cada uno tenga dentro de la entidad, dividiendo así cada equipo de trabajo por departamentos, para hacer que las tareas más complejas se vuelvan más sencillas al delegar actividades según las capacidades y competencias del personal que va a desempeñar un trabajo, todo esto con el fin de optimizar los recursos de la empresa y obtener mejores resultados, alcanzando el objetivo establecido.

2.  Importancia de la organización.

• Es de carácter continuo, puesto que, nunca se puede decir que a terminado, ya que la empresa está en constante innovación, adaptándose a los cambios continuo que se generan en muchos ámbitos, bien sea para adaptarse al medio ambiente, a las necesidades que se tienen como empresa, o poder cumplir con las expectativas y requerimientos de sus clientes.

• A través de la organización se establecen procesos por medio de los cuales se van a lograr los objetivos.

• Crea lo procesos a través de los cuales se desempeñan funciones eficientemente con un mínimo esfuerzo.

• Reduce los costos y aumenta la productividad de la empresa al crear procesos más eficientes.

• Elimina la fatiga en el trabajador, al establecer funciones a cada uno de los empleados, según sus habilidades y competencias, ya que sobrecargar de trabajo a un empleado puede generar ineficiencia.

3.  Principios de la organización.

- Objetivo.

- Especialización.

- Jerarquía.

- Paridad de autoridad y responsabilidad.

- Difusión.

- Amplitud o tramo de control.

- Unidad de Mando.

- Coordinación.

4.  Etapas de la organización.

4.1. División del trabajo.

Son las actividades agrupadas por departamentos según el tipo de función que ejercen en la empresa, delegando así funciones a cada uno de los empleados, para que las tareas más complejas se vuelvan más sencillas al evitar la fatiga en el empleado, trabajando con menos esfuerzo y con mayor eficacia.

4.1.1. Etapas de la división de trabajo.

4.1.1.1. Jerarquización.

Es la delegación de funciones a cada empleado según el nivel jerárquico que este tenga dentro de la empresa.

4.1.1.2. Departamentalización.

Es la agrupación de funciones y actividades por departamentos específicos de acción.

4.1.1.2.1. Tipos de departamentalización.

4.1.1.2.1.1. Por productos.

Se elaboran en aquellas empresas que se dedican a la fabricación de diversos productos. Como, por ejemplo:

4.1.1.2.1.2. Por territorios/regiones/zonas.

Dependiendo del tamaño de la empresa, por franquicia. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente, cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente. Como, por ejemplo:

4.1.1.2.1.3. Por clientes.

Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos consumidores y clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales. Como, por ejemplo:

4.2. Coordinación.

Tiene su origen en la sincronización de los empleados al realizar actividades y perseguir un fin, que es lograr los objetivos establecidos por la empresa, con mayor eficiencia y el mínimo esfuerzo, trabajando de forma dinámica y precisa.

5. Técnicas de organización.

5.1.  Manuales.

Los manuales son elaborados por el departamento de <<Organización y Métodos>> o en su defecto, por el departamento a cargo en la empresa. Así pues, los manuales son redactados con el fin de hacer referencia a los pasos que usa la organización para el desarrollo de cada una de sus actividades. Cabe destacar, que existen distintos tipos de manuales según los procesos que desea desarrollar la entidad, o las áreas que se desean corregir mejorando así la productividad y la eficiencia.

Algunos manuales son:

- Manual de Normas y Procedimientos.

- Manual de Políticas.

- Manual de Personal.

- Manual de Control y Prevención de Riesgos.

5.2.  Diagrama de flujo.

5.3.  Organigrama.

Este último modelo es de apoyo o asesoría a gerencia y a los demás departamentos, se denotan con la línea pespunteada.