Contabilidad 2. Tema 3. Prepagados y Suministros

Prepagados.

Heydi Cordero, escribió para la Universidad venezolana Yacambu, los activos corrientes prepagados, son erogaciones liquidadas anticipadamente, tales como arrendamiento y seguros. La parte que no se ha utilizado al final del periodo contable se presenta como un activo en la hoja de balance, es decir, se refieren a los desembolsos que en forma anticipada realizan las empresas por servicios que serán recibidos en el futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. 

Heydi Cordero plantea que el activo que se utiliza en la operación del negocio y que al consumirse se habrá de convertir en un gasto. Así pues, el nombre de la cuenta dice que se movilizará la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. 

Por ello, existen ciertos contratos o circunstancias que obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que se carguen como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:

1.  Seguros Pagados por Anticipado
2.  Intereses Pagados por Anticipado
3.  Impuestos Pagados por Anticipado

Suministros.

Según eco-finanzas.com, los suministros son  un gasto que agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de insumos requeridos para el desempeño de las actividades administrativas y productivas.

Incluye materiales de administración, productos para alimentación; materias primas y materiales para la producción y la construcción; productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio; combustibles; y en general todo tipo de suministros para la realización de los programas públicos.

En la contabilidad es importante saber de todo un poco, por ello, Megamente3.0, trae para ti, modelos de registros contables, según el método de registro permanente, en comparación con el método de registro periódico, para que los estudiantes asimilemos un poco mejor, cuáles son las diferencias entre un método y el otro.

¡AVISO! la información recopilada a continuación, en su mayoría, proviene de clases de la profesora Ivonne Marín, de la Universidad Privada Rafael Belloso Chacín, ya que también somos estudiantes, y queremos compartir nuestros conocimientos contigo, y cómo no, aprender contigo.

Nótese que nuestros apuntes son de propiedad intelectual, es decir, fuente propia, son análisis propios, porque como dijimos antes, también somos estudiantes. Pero por sugerencias de profesores amigos, utilizamos bases teóricas (Heydi Cordero, eco-finanzas.com, y clases de la profesora Ivonne Marín) para fomentar nuestra credibilidad. 

No estamos copiando contenido de ningún otro sitio, pero si citamos aspectos necesarios para la comprensión del conocimiento que queremos transmitir.

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A continuación te presentamos los siguientes ejemplos:

Prepagados:
El día 01-10-2016, la empresa Megamente3.0 C.A., pagó una póliza de seguro que cubre un año, por 770.000 Bs., el ejercicio económico termina el 31-12-2016, se cargó a la <<cuenta seguro prepagado>> y se pide: 

a) Pago de póliza de seguro.
b) Ajuste del primer año.

Notas: 

Asiento -1-

El seguro se pagó por anticipado, pero esto por el momento no interesa, lo que si interesa, es que la póliza de seguro se pagó, así que debemos registrar el pago de ese seguro, el cual, según el ejercicio, se pagó con cheque, por tanto, se utiliza la cuenta <<banco x>>

La cuenta para registrar el pago del seguro por anticipado, se llama: <<seguro prepagado>>, que como expresa Heydi Cordero, en su artículo para la Universidad venezolana Yacambu, todo lo sea <<prepagado>>, se registra con la palabra <<prepagado>> o <<por anticipado>>.

Aquí, <<seguro prepagado>>, va por el debe, porque ya que es un activo, aumenta, ya que se va a disfrutar del seguro que ya no se debe, y como no se genera una deuda, porque el seguro se pagó por anticipado, el activo aumenta.

En ningún registro, donde se pague algo por anticipado, se paga el IVA.

Y el <<banco x>> va por haber, porque del mismo modo que el activo aumenta, también disminuye, porque se está pagando con cheque, así que está saliendo dinero del banco para pagar esa póliza de seguro que cubre un año.

Asiento -2-

La única manera de rebajar una cuenta prepagada es por medio de un gasto, ya que al terminar el ejercicio, como podemos ver aquí (del 01-10-2016 al 01-12-2016) solo se han consumido 3 meses, de los 12 meses (un año) que cubre el seguro que se pagó. Así que la cuenta <<gastos de seguro prepagado>> rebaja los 770.000 Bs por los cuales se pagó ese seguro. Le resta solo lo que se ha consumido y los 7 meses restantes, van período contable del siguiente año.

Es necesario rebajar la cuenta <<seguro prepagado>>, porque al final del ejercicio, todas las cuentas deben saldarse, ningún año puede quedar sin registrar, o sin cerrar, así que se contabiliza lo que ya se consumió, lo que se quedó debiendo, lo que se pagó, lo que se compró o lo que vendió, todo se cierra y se continua en el siguiente período contable.

Por ello, <<gasto de seguro prepagado>>, va por el debe, ya que el gasto aumenta a medida que pasa el tiempo, para poder rebajar el <<seguro prepagado>>, y <<seguro prepagado>> va por el haber, porque está disminuyendo.

Para rebajar el consumo del seguro, es necesario hacer lo siguiente: se calcula 770.000Bs que vale el seguro, entre 12 meses, para saber qué cuesta cada mes, y el resultado se multiplica por el número de meses que se ha consumido el seguro. En este caso el seguro se ha consumido 3 meses, así que el cálculo es el siguiente:

770.000 Bs. / 12 meses = 64.166.66 Bs. x 3 meses consumidos = 192.500 Bs.

Suministros:

El día 01-12-2016, la empres Megamente3.0 C.A., pagó con cheque 370.000 Bs., por artículos de limpieza y se cargó a la cuenta <<existencia de materiales de limpieza>>, al finalizar el ejercicio contable, se hizo un contao físico, el cual dió como resultado Bs. 9.730. 

Se pide:

a) Pago de los artículos de limpieza.

b) Ajuste del primer año.

Notas:

Asiento -1-

El mismo ejercicio dice que la cuenta que se cargó se llama <<existencia de artículos de limpieza>>, así que así debemos de llamar la cuenta cargada, recordemos que el debe es el cargo y el haber es el abono.

Como se dijo antes, <<existencia de artículos de limpieza>> va por el debe, ya que el activo está aumentando, esta cuenta es un activo, porque los artículos de limpieza los tiene la empresa, son de ella. Y se carga por el monto que dice el ejercicio, que es 370.000 Bs.

En el ejercicio dice que la empresa Megamente3.0 C.A., pagó por artículos de limpieza, esto significa que fue una compra, que la empresa pagó los artículos de limpieza porque los compró, y como todo lo que se compra, en este caso fueron artículos de limpieza, por suministros, se paga el IVA, porque se realizó una compra.

Y va por el debe, porque <<IVA crédito fiscal>> está aumentando, ya que esta comprando, no vendiendo.

Y estas 2 cuentas van contra el <<banco x>> porque todo fue pagado m/cheque, así que todo el dinero con el que realizó esta transacción está saliendo del banco.

Asiento -2-

Como se dijo anteriormente, para poder rebajar lo que se ha consumido de ese suministro de artículos de limpieza, la única manera de hacerlo es mediante un gasto. En este caso la cuenta que hay que rebajar es la cuenta <<existencia de artículos de limpieza>>.

Así que se registra <<gastos de artículos de limpieza>>, contra <<existencia de artículos de limpieza>>, el cálculo para saber los montos a registrar es el siguiente:

Sabemos que la empresa pagó por los artículos de limpieza, en su totalidad Bs. 370.000, el día 01-12-2016, pero que al terminar el ejercicio, es decir el 31-12-2016, se hizo un conteo físico, es decir, de lo que quedó, y como resultado fueron Bs. 9.730.

Ahora bien, para saber cuánto se consumió de los 370.000 Bs. que se invirtieron, lo que se hace es lo siguiente: 370.000 Bs. - 9.730 Bs. (que fue lo que quedó) y da como resultado lo consumido, que es = 360.970. Lo que interesa registrar no es lo que quedó, sino lo que se consumió, lo que quedó se registra en el siguiente período contable. 

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