¡AVISO! la información recopilada a continuación, pertenece a clases pre-grabadas de la prof. Eglys Villalobos, excelente profesora de la Universidad Privada Rafael Belloso Chacín, ya que también somos estudiantes de Ciencias Administrativas, y nos dedicamos a ofrecerte información de calidad, precisa y objetiva para el desarrollo de tus conocimientos.
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v Proponer las Políticas Generales de Administración
de los RRHH.
El
departamento es el encargado de proponer las políticas que tengan que ver con
el uso de las personas, el departamento de RRHH es que asesora a la dirección
de la empresa sobre las políticas que ella considera que sean necesarias dentro
de la organización pero que tengan que ver con las personas, como, por ejemplo,
políticas de reclutamiento, políticas de selección, políticas en cuanto a
compensaciones, en cuanto a salarios, políticas de adiestramiento, por ejemplo:
El
departamento de RRHH, como producto de la evaluación del desempeño, él nota que
los trabajadores están desactualizados, entonces él puede proponer como
política de la empresa que ésta le dé un adiestramiento de 3 meses a los
trabajadores en esa área que él detectó que tenía esa debilidad.
Puede
proponer políticas de higiene y seguridad laboral, por ejemplo, el uso de
guantes en los trabajadores, si considera que los trabajadores en el trabajo
necesitan de ellos, es decir, puede proponer políticas que no tienen que ver
con el departamento, por ejemplo, políticas de facturación, ya que hay empresas
que tienen como políticas que las facturas, deben ser retiradas por los
proveedores el día lunes, y los cheques el día viernes.
Pero
esa política no la establece el departamento de RRHH, ya que las establece el
departamento de administración, ya que el departamento de RRHH solo va a
proponer las políticas que tenga que ver con las personas, porque ésta es su
área.
¿A
quién le propone estas políticas?, a los accionistas, a la directiva, a las
personas que tomen las decisiones, para ver si ellos aceptan o no éstas
políticas, él solamente las va a proponer, porque él siempre va a buscar el
bienestar para el trabajador, por ejemplo:
Hay
empresas que le pagan el salario a los trabajadores todos los últimos días de
cada mes, entonces, de pronto RRHH, considera que los trabajadores salen más
beneficiados si le pagan 2 veces al mes, porque cuenta más con el dinero,
entonces propone esas políticas a los accionistas y a la directiva, y ellos son
los que deciden y aceptan o no. Él propone las políticas que tengan que ver con
los trabajadores.
RRHH,
nunca va a proponer una norma, es muy difícil porque las normas quien casi
siempre las crea son los dueños de la empresa, para que los trabajadores
funcionen en función de eso.
vMantener Actualizada la
Documentación y Registros con Todos los Antecedentes e información referida al
personal.
Dentro
de sus funciones, el departamento de RRHH debe mantener actualizados todos los
datos de los trabajadores como, por ejemplo: dirección, correo electrónico,
números de teléfono, cargas familiares… Y por esto, cada cierto tiempo, el
departamento de RRHH, debe pedirle al trabajador, ya sea por escrito o
cualquier otro medio pedirle eso datos para mantenerlos actualizados.
Si
el departamento de RRHH, no desarrolla bien esta actividad, entonces no está
cumpliendo con su función, ya que debe mantener actualizada toda la documentación
y todos los datos que la organización necesita. Además, el tiempo que va a
determinar la actualización de esos datos, depende de las políticas que la
empresa establezca.
vAsesorar Oportunamente al
Personal Sobre Aspectos de Derecho Laboral y Otras Materias Legislativas que lo
Afecten.
Por
ejemplo, si un trabajador tiene dudas con respecto a sus cotizaciones en el
Seguro Social, entonces debe ir al departamento de RRHH para que éste le
asesore, como por ejemplo: cuántas cotizaciones tiene, cuántas le faltan para
cumplir con su pensión de vejez… ¿Qué hace RH?, asesora oportunamente a ese
personal y le dice; cuáles son los requisitos que debe llevar para lo que está
solicitando.
Porque
esa es otra función de RRHH, asesorar a los trabajadores en cualquier inquietud
legislativa laboral.
vEjecutar y Tramitar la
Incorporación, Retiro o Destinación del Personal. Programar y Ejecutar
Programas de Bienestar Laboral Para los Trabajadores y Grupo Familiar en
Concordancia con las Leyes Vigentes.
Cuando un trabajador ingresa a la organización, RH debe
incorporarlo, pero ¿dónde incorpora RH a ese trabajador que lleva nuevo a la
empresa?, ejecuta y tramita la incorporación, pero ¿dónde lo incorpora?, pues a
la base de datos de la empresa, si la base de datos es computarizada, entonces
la ingresa a esa base de datos, pero si la base de datos es física, conformadas
por carpetas que van dentro de un archivo vertical, en el caso de las empresa
que son pequeñas, en este caso, RH va llenando ese expediente con toda esa
información de manera manual.
¿Pero a además de esa base de datos, a dónde más debe
incorporarlo RH?, el departamento de RRHH, debe incorporarlo a la nómina, en el
Seguro Social, al régimen prestacional de empleo, al VANAVIT, al beneficio de
alimentación, al beneficio de la guardería (si el trabajador tiene hijos), a
los planes o beneficios que la empresa pueda tener como hospitalización,
cirugía y maternidad…
RRHH debe incorporar al trabajador en todos los beneficios,
tanto legales, como voluntarios que la empresa tenga. Ahora bien, cuando el
trabajador se va de la organización o es despedido, ¿de dónde debe retirarlo
RRHH?, ya que debe ejecutar y tramitar el registro, ¿de dónde debe retirar RH
al trabajador?, de la base de datos de la empresa, de la nómina, del Seguro
Social, y todos los beneficios antes nombrados.
¿Qué pasa si RH no cumple su función y no lo retira de
todos estos registros que conforman la base de datos?, pues se le sigue pagando
a una persona que ya no trabaja para la organización, y por esto, la empresa
tendría un gasto, un costo de cotizaciones de una persona que ya no está.
Pero además de esto, si el trabajador consigue empleo en
otra empresa, esa empresa no lo puede incorporar porque la empresa anterior no
lo ha retirado de su base de datos, porque es RH quién debe desincorporarlo de
todos aquellos registros donde lo incorporó cuando lo integró a la
organización. Debe ejecutar y tramitar todas las actividades administrativas,
tanto las de su incorporación, como de su retiro.
También, cuando el trabajador es promovido de puesto o
trasladado a otra empresa, en el caso de las entidades que tienen varias
sucursales, y mueve por ejemplo a una cajera que trabaja en la empresa X, y esa
empresa X tiene varias sucursales, y digamos de que el gerente de RRHH decidió
mover a esa cajera de la sucursal A donde trabajaba a la sucursal B, ¿qué debe
hacer RH?.
El departamento de RH debe ejecutar y tramitar ese
traslado, pero ¿cómo debe hacerlo?, ¿qué debe hacer?, debe ejecutar y tramitar,
es decir, debe enviar un comunicado a la empresa para la cual va a trasladar a
esa cajera, que en este caso es a la sucursal B, ¿a cuál departamento? Al de
RRHH.
Porque la cajera no puede llevar a la sucursal B, sin que
el gerente de RH de la misma sucursal, es decir, su nuevo jefe, esté enterado
de su traslado. Pero además, el gerente de RH no solo deberá tramitar y
ejecutar el traslado de esa cajera, sino también de dónde salió, porque ¿qué
pasa si no lo hace?, la empresa no solo continuará pagándole a una persona que
ya no está, sino que también, en este caso, al día siguiente, el jefe inmediato
de esa cajera que fue removida se quedará esperándola porque no sabe que fue
removida de sucursal.
Igualmente, cuando el trabajador es ascendido, el
departamento de RRHH, debe ejecutar y tramitar, es decir, debe informarle al
departamento al cuál fue ascendido al cargo al cual fue ascendido, y la fecha
desde la cual empezará a laborar su nuevo cargo.
Ahí, RH está notificando a dónde va el trabajador, ¿pero
tendrá que notificar en dónde estaba?, si, y es por eso que ejecuta y tramita.
Pero es el gerente de RRHH, quien también se encarga de
programar todas las actividades que la empresa considere para el bienestar de
los trabajadores de su grupo familiar, por ejemplo, si una empresa X, quiere
trabajar con algún plan vacacional para los hijos de los trabajadores, eso es
una función de RRHH, porque es RH quien debe programar esa actividad, porque es
RH quien debe saber, quiénes son los hijos de los trabajadores, cuáles son las
edades que van a participar en ese plan vacacional, qué actividades se van a realizar
dentro de ese período, si podrán asistir los padres con los niños…
Es decir, RH debe programar y ejecutar programas que
involucren constantemente tanto al trabajador como a su grupo familiar. Y de
pronto hay empresas que son muy pequeñas y no cumplen con esto, pero si lo
hacen, es función de RH programarlo y tramitarlo. Programar esas actividades en
coordinación con las otras áreas.
Por ejemplo, si la empresa quiere hacer un plan vacacional
para los hijos de los trabajadores, ¿con qué departamento RH va a coordinar esa
actividad, para ver si se va a llevar a cabo?, con administración, contabilidad
y finanzas… Porque el departamento de RRHH debe programar, pero también debe coordinar
con el departamento o con el área que sea el caso pertinente para que ese
programa sea exitoso.
vPreparar y Actualizar los
Escalafones del Personal, Así como Promociones y Transferencias.
Los escalafones son los diferentes puestos que están en una
estructura organizacional, por ejemplo, si se ve el organigrama de una empresa,
entonces se ve: cajera, supervisor de caja, supervisor de la tienda, gerente de
la tienda… Esos puestos son los distintos escalafones, por donde una persona
puede ascender de puesto, por ello, si RH no prepara los requisitos y las
actividades que se van a dar en cada uno de esos puestos, ¿podrán ascender a
las personas?, no.
Porque no se sabe cuáles son los requisitos que se
requieren para ascender de puesto, entonces, RH es el encargado de preparar
esos escalafones para las promociones y las transferencias de personal.
vAsegurar la Oportunidad
de los Trámites Administrativos Relacionados con Permisos Médicos, Accidentes
del Trabajo, Cargas Familiares, Permisos, Vacaciones y Otros Trámites y/o
Certificaciones que Requiera el Personal.
Si un trabajador en su casa se cae, y va al Seguro Social y
es Suspendido por 2 meses, ¿a dónde va a llevar el trabajador esa suspensión?,
al departamento de RH, pero ¿qué tiene que hacer RH?, asegurar la operatividad
del trámite administrativo de ese reposo médico y buscar a un trabajador que va
a sustituir a el trabajador que fue suspendido.
Ya que durante los 2 meses que ese trabajador esté
suspendido, no es la empresa la que le pagará el salario, sino el Seguro
Social, la empresa le pagará el 33,33%, y el Seguro Social el 66,66%, entonces
para la nómina, de ese reposo el trabajador no puede cobrar su salario completo
porque él va a estar suspendido.
Pero ese es el caso de un accidente fuera de la
organización, en el caso de un accidente dentro de la organización, es decir,
un accidente laboral, el departamento de RRHH también debe tramitar todo lo
necesario para cumplir con ese requisito.
vCalcular, Registrar y
Pagar las Remuneraciones del
Personal.
En el caso de calcularle las vacaciones al trabajador, RH
debe asegurar la operatividad de ese trámite, cuándo se va el trabajador,
cuándo regresa, quién lo va a sustituir cuando él tome sus vacaciones,
igualmente, permisos, asistencias, si el trabajador necesita ausentarse, porque
va a hacer un curso, entonces quiere un permiso no remunerado para poder
hacerlo…
v Controlar la Asistencia
y los Horarios de Trabajo.
Y por esto, el departamento de RH se encarga de controlar
la asistencia, porque si no controla la asistencia, la empresa no sabría qué
días trabajó o no el trabajador, qué días se ausentó o cuántas horas extras
trabajó… Por ello RH, debe controlar la asistencia, ya que éste departamento es
quien se encarga de calcular cuánto debe pagársele a cada trabajador.
